Une alerte est une question, pas une réponse. Elle dit que quelque chose a changé dans un produit ; elle ne dit pas si ce changement compte, ce que la firme devrait faire, ni ce que les gens qui offrent le produit doivent savoir. Ces réponses viennent de deux processus qui tournent côte à côte : la revue de produit de la firme, et la réponse de chaque conseiller.
La plupart des firmes ont une version de chacun. Là où elles échouent, c'est dans les transferts - une alerte examinée mais jamais tranchée, une décision prise mais jamais communiquée, un conseiller avisé mais qui ne confirme jamais avoir compris. Les régulateurs canadiens s'attendent à ce que les firmes documentent leur évaluation d'un changement important et envisagent des réponses, dont aviser les personnes inscrites, revoir l'approbation de la firme et ajouter des contrôles à la vente.[1] Ces réponses ne fonctionnent que si les transferts entre elles sont conçus.
Ce guide explique comment une alerte devient une décision documentée, et comment cette décision parvient au conseiller. Il couvre le flux de travail de la revue de produit, les options de décision et le sens de chacune, un modèle de dossier de revue, la réponse en six étapes du conseiller, un exemple travaillé suivant une alerte du début à la fin, ainsi que les responsabilités et un exemple de processus écrit.
C'est le troisième de cinq guides de la série Produit. Il fait suite à Changement important, qui explique comment les produits sont surveillés et comment les alertes sont générées. Le suivi au niveau du client est hors de sa portée.
La revue de produit est la réponse de la firme à la question que soulève une alerte : notre évaluation et notre approbation de ce produit tiennent-elles toujours ?
Dans le Centre KYPD'où viennent les alertes : Changement important. Quand un changement doit rouvrir l'évaluation : Changement important : quand rouvrir une évaluation de connaissance du produit.
Le triage compte plus qu'il n'y paraît. Une part appréciable des alertes de tout système de surveillance provient de problèmes de données - un champ périmé, une opération sur titres mal enregistrée. Confirmer que l'alerte est réelle avant qu'un réviseur y consacre du temps économise des efforts, et acheminer les erreurs de données au responsable des données plutôt que de les fermer comme « aucune action » garde le dossier honnête.
L'évaluation se fait par rapport au dossier du produit lui-même. La question n'est pas de savoir si le changement est bon ou mauvais en général, mais si la compréhension documentée que la firme a de ce produit - sa stratégie, ses risques, ses coûts, ses parties et ses caractéristiques - est toujours exacte. Si elle ne l'est pas, le dossier doit être mis à jour, quelle que soit la décision.
| Gravité | Réviseur | Décidé par | Délai illustratif |
|---|---|---|---|
| Critique | Analyste de produits | Comité des produits | Ouverte dans un jour ouvrable ; décidée dans les 5 |
| Importante | Analyste de produits | Responsable du produit, avec escalade au comité si la décision est autre que « maintenir » | Décidée dans les 10 jours ouvrables |
| Veille | Responsable du produit | Responsable du produit, à la prochaine revue prévue | D'ici la prochaine revue prévue |
Une revue devrait se conclure par l'un d'un petit nombre de résultats définis. Laisser les réviseurs rédiger des conclusions en texte libre produit des décisions que personne ne peut agréger, comparer ou superviser. Les cinq ci-dessous couvrent la plupart des situations.
| Résultat | Ce que ça signifie | Ce que les conseillers doivent faire |
|---|---|---|
| Maintenir | L'évaluation tient toujours ; le produit reste sur la tablette sans changement | Prendre note du changement et consulter le dossier mis à jour s'il y en a un |
| Maintenir sous veille | L'évaluation tient pour l'instant, mais le produit fait l'objet d'une surveillance rapprochée et d'une date de revue fixée | Consulter le dossier mis à jour ; attendre une nouvelle décision d'ici la date de revue |
| Restreindre | Le produit reste offert sous conditions, par exemple limité aux conseillers ayant une formation précise ou soumis à une pré-approbation | L'offrir uniquement dans les limites des conditions |
| Suspendre | Aucun nouvel achat ni recommandation tant qu'une condition définie n'est pas remplie ; les positions existantes restent sous surveillance | Cesser de recommander de nouveaux achats |
| Retirer | Le produit quitte la tablette ; un plan de liquidation s'applique | Suivre le plan de liquidation |
Ces résultats correspondent aux réponses que décrivent les régulateurs canadiens : revoir l'approbation de la firme, mettre en place des contrôles additionnels autour de la vente du titre et, lorsque les mesures correctives sont limitées par l'illiquidité ou des restrictions de rachat, arrêter les nouvelles ventes.[1] Le retrait est traité dans le premier guide, Approbation des produits.
Les régulateurs canadiens s'attendent à ce que les dossiers d'approbation montrent un « examen sérieux » des éléments clés évalués et les motifs pour lesquels la décision était appropriée.[1] Une revue qui reconfirme une approbation est tenue à la même norme. L'exemple ci-dessous utilise un fonds hypothétique.
Ce qui rend ce dossier utile, c'est que la justification est précise. « Examiné - aucune préoccupation » consignerait qu'une revue a eu lieu ; cela ne montrerait pas que quelqu'un a considéré ce qui a changé.
Pendant que la firme examine le produit, chaque conseiller qui l'offre a sa propre obligation : garder sa compréhension du produit à jour. Le personnel de la SEC a déclaré que les professionnels de la finance « ne peuvent satisfaire à leurs propres obligations de diligence en s'en remettant uniquement aux efforts d'autres personnes de leur firme » [traduction],[2] et les règles canadiennes imposent à chaque personne inscrite une obligation distincte de comprendre ce qu'elle recommande.[3]
| Gravité | Action du conseiller | Délai illustratif |
|---|---|---|
| Critique | Lire immédiatement ; cesser les nouvelles recommandations jusqu'à la décision de la firme si l'alerte l'indique ; accuser réception de la décision | Lire dans un jour ouvrable ; accuser réception dans les 10 |
| Importante | Lire, examiner le changement et consigner une note | Dans les 10 jours ouvrables |
| Veille | Pour information seulement ; examiné dans la routine régulière du conseiller | Prochaine revue de routine |
La note d'un conseiller sur une alerte de produit n'a pas besoin d'être longue. Elle doit montrer que le conseiller a compris ce qui a changé. Comparez :
| Faible | Forte |
|---|---|
| « Examiné. Aucune préoccupation. » | « Lu la modification et la revue de la firme. Gestionnaire principal à la retraite ; cogestionnaire depuis quatre ans maintenant principal. Processus et mandat inchangés selon la revue de la firme. Produit maintenu sous veille, revue dans six mois. Accusé réception du sommaire mis à jour. » |
| « Changement de frais noté. » | « Frais de gestion de la série A en hausse de 0,10 % à compter du mois prochain selon le dépôt. Effet sur le RFG d'environ 0,11 %. Série F non touchée. Examiné la section des coûts mise à jour du dossier de produit. » |
Le quatrième guide, Diligence raisonnable du conseiller, traite des notes de produit plus en profondeur.
Les deux voies ne fonctionnent que si elles se rejoignent aux bons points. Un exemple travaillé montre où.
À partir du changement hypothétique de gestionnaire de portefeuille du dossier de revue ci-dessus :
| Jour | Voie de la firme | Voie du conseiller |
|---|---|---|
| 0 | Le moteur détecte le changement à partir du dépôt de modification ; alerte critique générée et acheminée au comité des produits, à 42 conseillers et à la supervision | Les conseillers reçoivent l'alerte : « Revue en cours - décision attendue dans les 5 jours ouvrables » |
| 1 | Le triage confirme que l'alerte est valide ; analyste assigné | Les conseillers lisent l'alerte et le dépôt |
| 2 - 3 | L'analyste rassemble les sources, appelle la société de fonds, rédige la revue | Aucune action requise ; le produit reste offert en attendant la décision |
| 4 | Le comité décide : maintenir sous veille ; dossier de produit mis à jour ; avis envoyé | Les conseillers reçoivent la décision et le sommaire mis à jour |
| 5 - 14 | La supervision suit les accusés de réception | Les conseillers lisent le sommaire, accusent réception et consignent une note |
| 14 | Les conseillers sans accusé de réception sont signalés à leurs superviseurs | Accusés de réception restants complétés |
| Mois 6 | Revue de veille prévue ; décision consignée | Les conseillers sont avisés du résultat |
Les transferts ont lieu aux jours 0, 4 et 14 : l'alerte parvient aux conseillers avec une date de décision prévue, la décision leur parvient avec le dossier mis à jour, et la supervision boucle la boucle sur qui a confirmé l'avoir comprise. Le cinquième guide, Superviser un programme de connaissance du produit, traite de cette surveillance en détail.